Setup real de Centralita Virtual sin tecnicismos ni consultoras. Menos de 1 semana, tiempos reales, costes exactos.
Te dijeron que montar una Centralita Virtual lleva 6 meses. Que necesitas un técnico que venga a tu oficina. Que tienes que contratar una consultoría. Que es "muy complejo" y requiere "un análisis profundo de requisitos".
La verdad es mucho más simple: montar una Centralita Virtual funcional te lleva menos de 1 semana como máximo.
Y no necesitas ser ingeniero de telecomunicaciones para hacerlo.
Pero esa verdad no le conviene a tu operador tradicional. Porque si descubres que es fácil, rápido y económico... ¿cómo te van a cobrar consultorías de 1.450 euros o 3.000 euros? ¿Cómo te van a atar a contratos de permanencia de 3 años? ¿Cómo te van a vender "mantenimiento técnico" mensual?
En este artículo voy a desmontar esa mentira pieza por pieza.
Voy a enseñarte exactamente qué necesitas, qué NO necesitas, y cómo montar tu centralita paso a paso. Sin tecnicismos. Con tiempos reales, costes y configuraciones tal cual se hacen.
Porque la diferencia entre seguir perdiendo llamadas (y dinero) y tener un sistema profesional funcionando son menos de 7 días de trabajo.
Antes de enseñarte cómo montar tu centralita, necesitas entender por qué los operadores tradicionales han construido todo un negocio alrededor de hacerte creer que esto es complicado.
No es incompetencia. No es desconocimiento. Es su modelo de negocio.
Si te dicen que montar una centralita es "plug and play" y que puedes hacerlo tú mismo en una semana, cobran una vez y se acabó. Pero si te convencen de que necesitas:
Ya llevas 2 meses y medio. Y cada una de esas fases tiene su precio.
Lo que podría ser una configuración de menos de 1 semana se convierte en un proyecto de 1.450 euros o 3.000 euros que requiere reuniones semanales, documentación interminable y un "responsable de proyecto" que cobra por hora.
"Necesitamos enviar a un técnico a tus instalaciones para realizar la instalación."
¿Instalación de qué? Estamos hablando de una Centralita Virtual. No hay nada físico que instalar.
Pero si te cobran 800€ por la visita del técnico, necesitan justificar esa visita. Así que inventan complejidad: "Hay que verificar la red local", "Tenemos que configurar los puertos del router", "Es necesario optimizar el ancho de banda".
La realidad: Todo eso se puede hacer remotamente. O mejor aún, no hace falta hacerlo porque una centralita en la nube moderna funciona con tu conexión a internet actual. La misma que usas para videollamadas de Zoom o Teams.
"Necesitamos entender bien tus procesos antes de empezar."
Y ahí comienza el circo de las reuniones: Reunión inicial de descubrimiento (2 horas), Reunión con el equipo comercial (1,5 horas), Reunión con soporte técnico (1,5 horas), Reunión con dirección para validar (1 hora), Reunión de seguimiento semanal (×8 semanas).
Total: 16 horas de reuniones para configurar algo que podrías tener funcionando en 1 día.
¿El objetivo real de tantas reuniones? Dos cosas: Justificar el precio de la consultoría y mantenerte enganchado el tiempo suficiente para que sea más difícil echarte atrás.
No es que montar una centralita sea difícil. Es que no les conviene que sea fácil.
Su modelo de negocio depende de venderte miedo ("esto es muy técnico"), venderte dependencia ("necesitas nuestro soporte especializado") y venderte complejidad ("cada empresa es un mundo, hay que personalizar todo").
Y la verdad es mucho más simple: Las Centralitas Virtuales modernas están diseñadas para que las configure cualquier persona que entienda cómo funciona su negocio. No necesitas saber de telecomunicaciones.
Necesitas saber qué quieres que pase cuando suena tu teléfono. Y eso, tú lo sabes mejor que ningún consultor externo.
Ahora que ya sabes por qué intentan complicártelo, vamos a lo práctico: qué necesitas de verdad para montar tu Centralita Virtual.
Spoiler: es mucho menos de lo que te han hecho creer.
Olvídate de esos armarios llenos de cables, centralitas con lucecitas parpadeantes y aparatos que ocupan medio despacho.
Una Centralita Virtual funciona 100% en la nube. No hay nada que instalar físicamente en tu oficina. Ni siquiera necesitas tener oficina.
Tu equipo puede estar trabajando desde casa, desde un coworking, desde tres ciudades diferentes o desde una cafetería. El sistema funciona igual.
No necesitas esperar a que venga nadie. No hay visitas técnicas. No hay instalaciones.
Todo se configura desde un panel web al que accedes con tu usuario y contraseña. Desde tu ordenador. Desde donde estés.
Si sabes navegar por internet y usar un CRM o cualquier software básico, sabes usar una centralita virtual.
No necesitas pagar miles de euros para que alguien "analice tus necesidades" durante meses.
Tus necesidades las conoces tú mejor que nadie: ¿Cuántas personas van a atender llamadas? ¿Qué departamentos tienes? ¿En qué horario atiendes? ¿Qué quieres que pase cuando llaman fuera de horario?
Esas preguntas te las puedes responder tú mismo. Y con esas respuestas, tienes el 80% del trabajo hecho.
No necesitas saber qué es un protocolo SIP, ni entender de codecs de audio, ni configurar VLANs, ni nada de eso.
Las centralitas modernas están diseñadas para que las use gente normal. Gente que tiene un negocio y quiere que su teléfono funcione bien. No ingenieros de telecomunicaciones.
Si alguna vez has configurado el contestador de tu móvil o has programado una reunión recurrente en Google Calendar, tienes el nivel técnico suficiente.
Ya lo hemos dicho, pero lo repetimos porque es importante: no necesitas 6 meses.
Necesitas 1 semana. Máximo.
Y gran parte de ese tiempo no es "configuración técnica". Es pensar cómo quieres que funcione tu sistema, probarlo, ajustarlo y formar a tu equipo.
Si trabajas con un ordenador, si haces videollamadas, si usas aplicaciones en la nube... ya tienes todo lo que necesitas.
Una centralita virtual consume menos ancho de banda que una videollamada de Zoom. Si tu internet funciona para trabajar, funciona para la centralita.
No necesitas "fibra especial para empresas" ni "línea dedicada". Tu conexión normal es suficiente.
Esta es la parte importante. Y es la que solo tú puedes hacer.
Necesitas responder preguntas como:
No necesitas respuestas perfectas. Necesitas un punto de partida. El sistema se puede ajustar después.
No necesitas 6 meses. Pero tampoco lo vas a hacer en 1 hora.
Necesitas tiempo para: Configurar el sistema con calma, probarlo internamente, hacer ajustes, formar a tu equipo, activarlo y vigilar que todo funcione bien los primeros días.
1 semana es un tiempo realista para una PYME de hasta 20 personas. Y no es una semana de dedicación exclusiva. Es poder dedicarle unas horas cada día durante 5-7 días.
Esto es fundamental. Necesitas un proveedor que:
Si tu proveedor te pone trabas para que configures cosas tú mismo, si te obliga a llamarles para cada cambio, si te cobra por cada ajuste... cambia de proveedor.
"Esto es muy técnico, necesitas un experto, hay mil cosas que configurar, cada detalle es crítico, no lo toques tú que lo rompes"
"Dime qué quieres que pase cuando suena el teléfono y el sistema lo hace. Puedes cambiarlo cuando quieras. Tú tienes el control"
netelip está en el segundo grupo.
8 personas
Trabajo remoto (3 ciudades)
Móviles personales, caos total
Centralita operativa en 1 semana
El equipo:
Lo primero no es abrir el panel de configuración. Lo primero es tener claro qué quieres.
Decisión 1: Estructura de departamentos
Sentamos al equipo (videollamada de 1 hora) y definimos:
Departamentos que atienden llamadas:
Departamentos que NO atienden llamadas directas:
Decisión 2: Horarios de atención
Decisión 3: ¿Qué debe pasar cuando llaman?
Dibujamos el flujo en una pizarra (sí, literalmente):
LLAMADA ENTRA
↓
Mensaje bienvenida: "Bienvenido a [Agencia]. Para hablar con el departamento comercial, pulsa 1. Para clientes actuales, pulsa 2. Para administración, pulsa 3."
↓
OPCIÓN 1 (Ventas)
→ Suena a los 3 comerciales simultáneamente
→ Si nadie responde en 20 segundos: "En este momento todos nuestros comerciales están ocupados. Deje su mensaje y le llamamos en menos de 2 horas."
↓
OPCIÓN 2 (Clientes)
→ Suena primero al account manager 1
→ Si no responde en 15 segundos, salta al account manager 2
→ Si ninguno responde: "Su account manager no está disponible. Deje un mensaje y le devolvemos la llamada en breve."
↓
OPCIÓN 3 (Administración)
→ Suena a dirección
→ Si no responde: Buzón de voz
Decisión 4: ¿Qué hacemos con las llamadas que no entran por el IVR?
Si alguien no pulsa ninguna opción (gente mayor, despistados...) después de 10 segundos: pasa automáticamente a Ventas.
Tiempo invertido en DÍA 1-2: 2 horas de reunión + 1 hora pensando ajustes = 3 horas
Resultado: Tenemos el flujo claro. Ahora toca configurarlo.
Paso 1: Contratar el servicio (15 minutos)
Entramos en netelip.com → Prueba gratuita → Registro básico (email, empresa, CIF)
No pedimos tarjeta para la prueba. Activación inmediata.
Paso 2: Elegir número principal (10 minutos)
Opciones:
Decisión: Número nuevo de Madrid (91) → Da imagen de empresa seria y centralizada, aunque estemos repartidos.
Coste: 5€/mes
Paso 3: Crear extensiones para el equipo (20 minutos)
Panel → Extensiones → Añadir usuario
Para cada persona:
Creamos 8 extensiones:
Cada uno recibe un email automático con:
Tiempo: 20 minutos (con calma)
Paso 4: Configurar IVR básico (30 minutos)
Panel → IVR → Crear nuevo
Mensaje de bienvenida: Grabamos (desde el propio panel, con micrófono del ordenador): "Bienvenido a [Agencia de Marketing Digital]. Para hablar con nuestro departamento comercial, pulsa 1. Si ya eres cliente y necesitas hablar con tu account manager, pulsa 2. Para temas administrativos, pulsa 3."
💡 Tip:
Usa voz natural, no robótica. Si no te gusta tu voz, hay servicios de locutores por 20-30€. O usa herramientas de IA para generar audio (ElevenLabs, etc).
Configurar opciones:
Opción 1 → Grupo "Ventas"
Opción 2 → Grupo "Clientes"
Opción 3 → Extensión individual
Si no pulsan nada: Después de 10 segundos → Grupo Ventas
Tiempo: 30 minutos (incluyendo grabar mensajes)
Paso 5: Instalar softphones (15 minutos por persona)
Enviamos instrucciones al equipo:
Importante: Ahora todos usan LA MISMA empresa/número para llamar, pero cada uno con su extensión.
Cuando llaman desde la app, sale el número principal de la empresa (91...), no sus móviles personales.
Tiempo total DÍA 3: 15+10+20+30+15 = 1h 30min de configuración
Resultado: Sistema básico funcionando. Ya se pueden hacer y recibir llamadas.
Configurar horarios (20 minutos)
Panel → Horarios → Crear calendario
Horario "Laboral":
Horario "Fuera de horario":
Grabamos mensaje: "Gracias por llamar a [Agencia]. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9 a 18h. Deja tu mensaje y te llamamos mañana a primera hora."
Aplicamos el calendario al número principal.
Música en espera (10 minutos)
Panel → Configuración → Música en espera
Opciones:
Decisión: Música por defecto + mensaje cada 30 segundos: "Un momento, por favor. Estamos atendiendo su llamada. Puede conocer más sobre nuestros servicios en [web].com"
Configurar buzones de voz (15 minutos)
Panel → Buzones → Configurar
Para cada buzón (Ventas, Clientes, Administración):
Buzón Ventas:
"Ha contactado con el departamento comercial de [Agencia]. Deje su nombre, teléfono y en qué podemos ayudarle. Le llamamos en menos de 2 horas."
Buzón Clientes:
"Gracias por tu mensaje. Tu account manager te llamará en cuanto esté disponible."
Configurar caller ID y número saliente (10 minutos)
Cuando el equipo llama desde la app, queremos que:
Panel → Configuración → Caller ID
→ Activar "Usar número principal para todas las llamadas salientes"
Ahora cuando cualquiera del equipo llama, el cliente ve el 91... de la empresa.
Tiempo total DÍA 4-5: 20+10+15+10 = 55 minutos de configuración
Pruebas internas (2 horas)
Hacemos que cada persona del equipo:
Simule diferentes escenarios:
Encontramos 3 problemas en las pruebas:
Problema 1:
El mensaje del IVR es muy largo (45 segundos). La gente cuelga antes de que termine.
Solución:
Regrabamos versión corta (15 segundos): "Bienvenido a [Agencia]. Pulsa 1 para ventas, 2 si ya eres cliente, 3 para administración."
Problema 2:
Los comerciales no escuchan cuando suena porque tienen el volumen bajo en la app.
Solución:
Configuramos notificaciones push en los móviles + tono de llamada más fuerte.
Problema 3:
Cuando transferimos llamadas entre extensiones, el cliente escucha silencio (y cuelga).
Solución:
Configuramos música de espera durante las transferencias.
Formación rápida al equipo (30 minutos por persona)
Videollamada individual con cada uno explicando:
Tiempo total DÍA 6-7: 2h pruebas + 4h formación (30 min × 8 personas) = 6 horas
Comunicación a clientes:
Seguimiento primera semana:
Revisamos diariamente:
Ajustes post-activación:
Semana 1:
Nos damos cuenta de que entre 14:00-15:00 (hora de comer) muchas llamadas van a buzón.
Solución:
Configuramos un sub-horario "Mediodía" con mensaje específico: "Estamos en horario de comida. Le atendemos antes de las 15:30h o deje su mensaje."
Semana 2:
Los account managers piden ver el historial de llamadas de cada cliente antes de devolverlas.
Solución:
Activamos integración con su CRM (próxima fase, día 8-9).
Conclusión
Sistema completo operativo en 1 semana.
No 6 meses. No consultorías. Solo decisiones claras + configuración ordenada.
Después de ayudar a cientos de empresas a montar sus centralitas, hemos visto los mismos errores una y otra vez. La buena noticia: todos son evitables.
"Bienvenido a [Empresa]. Pulsa 1 para ventas, 2 para soporte técnico, 3 para administración, 4 para facturación, 5 para recursos humanos, 6 para hablar con dirección, 7 para..."
Cuando el cliente llega a la opción 4, ya ha colgado.
Máximo 3-4 opciones en el IVR principal. Si necesitas más especialización, crea sub-menús. Si tu IVR dura más de 20 segundos, es demasiado largo.
Configuras todo desde el panel, te parece que está bien, y activas el sistema en producción sin probarlo. Primer cliente que llama: el IVR no funciona, el mensaje suena cortado, o la llamada se cae.
Prueba TODO antes de activar: Llama tú mismo desde tu móvil personal, prueba cada opción del IVR, verifica que suena donde debe sonar, comprueba los buzones, llama en horario laboral Y fuera de horario. Haz que llame alguien de fuera de la empresa (tu madre, tu pareja, un amigo). Simula escenarios problemáticos.
Regla de oro: Si no lo has probado tú mismo llamando, no lo actives.
Creas un grupo con 5 personas. Tipo: simultáneo (suena a todos a la vez). Resultado: nadie atiende. Todos piensan "ya contestará otro".
Es el famoso "efecto espectador": cuanta más gente puede ayudar, menos probable es que alguien lo haga.
Define responsabilidades claras. Para equipos pequeños (2-4 personas): Tipo secuencial (uno tras otro). Para equipos más grandes: Divide en sub-grupos pequeños (máximo 3 personas). Para ventas: Simultáneo funciona PERO con máximo 3 personas.
Regla de oro: Si hay más de 3 personas en un grupo simultáneo, nadie se siente responsable.
Tienes la centralita perfectamente configurada. Pero cuando sales de la oficina, las llamadas no te llegan porque la app del softphone solo está en el ordenador.
El softphone va SIEMPRE contigo. Instálalo en TODOS tus dispositivos: ordenador de la oficina, portátil personal, móvil (iOS o Android), tablet si la usas. Activa las notificaciones push. Ten siempre datos o WiFi.
Regla de oro: Tu extensión va contigo, no está atada a un lugar físico.
Montas la centralita, funciona, y te olvidas de ella. Tres meses después descubres (por casualidad) que estás perdiendo el 30% de las llamadas entre las 14:00-15:00, un comercial lleva dos semanas sin atender ninguna llamada, los clientes cuelgan en el IVR porque el mensaje es demasiado largo.
Revisa el panel de control semanalmente. Métricas clave: llamadas perdidas (cuántas, a qué hora, por qué), tiempo medio de espera, distribución por agente, horarios pico, duración media de llamadas.
Acción concreta: Agenda 30 minutos cada lunes para revisar las métricas de la semana anterior.
Regla de oro: Lo que no mides, no puedes mejorar.
"Ha llamado al buzón de voz. Deje su mensaje después de la señal."
¿Buzón de quién? ¿De qué empresa? ¿Me van a llamar? ¿Cuándo?
Personaliza TODOS los buzones:
Buzón de ventas:
"Gracias por tu interés en [Empresa]. Todos nuestros comerciales están ocupados. Deja tu nombre, teléfono y en qué podemos ayudarte. Te llamamos en menos de 2 horas en horario laboral."
Buzón de soporte:
"Has contactado con el soporte técnico de [Empresa]. Deja tu número de cliente, una breve descripción de la incidencia y tu teléfono. Te devolvemos la llamada lo antes posible."
Buzón personal:
"Soy Ana García, account manager de [Empresa]. Ahora mismo no puedo atenderte, pero deja tu mensaje y te llamo en cuanto esté disponible."
Tres cosas clave en todo buzón:
→ 7 días de trabajo
→ Menos de 15€/mes
Ya lo sabes todo:
Sin tarjeta. 10 extensiones incluidas.
60€ + IVA. Pack llaves en mano.
Gratis. Sin vender nada.
No es cuestión de "si".
Es cuestión de "cuándo".
Cada día que esperas es dinero que se va por el desagüe.