16 de Octubre de 2025
El 73% de empresas tienen todo digitalizado... excepto el teléfono
de empresas no miden sus llamadas perdidas
leads perdidos en 1 semana por no contestar
perdidos en 7 días por un sistema roto
para montar una Centralita Virtual funcional
Sabes cuántos emails enviaste, cuántos leads entraron al CRM, cuántos clicks tuvo tu anuncio. Tienes dashboards, gráficos, conversiones por canal. Todo medido. Todo controlado.
Pero te hago una pregunta: ¿Cuántas llamadas perdiste ayer?
No lo sabes.
Y no eres el único. El 73% de empresas con las que hablo tienen el mismo patrón: todo digitalizado, todo automatizado... excepto el teléfono.
Plataforma SaaS B2B, equipo de 12 personas trabajando en híbrido. Invierten 4.000€ al mes en Google Ads y LinkedIn.
Tienen embudos bien montados, landing optimizada, CRM funcionando. Todo profesional.
Me dice: "Mili, necesito ayuda. Creo que estamos perdiendo demos pero no sé por qué."
— ¿Cuántas llamadas recibís al día?
— Pues... bastantes. No sé exactamente.
— ¿Cuántas perdéis?
— Supongo que pocas. El equipo comercial está disponible.
— ¿Grabáis las llamadas?
— No.
— ¿Tenéis registro de quién llamó y cuándo?
— Usamos los móviles personales, así que... no.
Está gastando 4.000€ al mes en llevar gente al teléfono. Y no tiene ni idea de qué pasa cuando llaman.
De las 51 pérdidas: 34 eran en horario laboral. De esas 34: al menos 22 eran leads cualificados.
Tenían equipo comercial disponible. El problema era que:
Cada llamada se desviaba al móvil personal de alguien del equipo. Sin horarios. Sin control.
Como no había configuración de "fuera de horario", tenían que atender a cualquier hora.
Si alguien estaba en reunión, la llamada se perdía. Sin registro. Sin posibilidad de devolverla.
Los managers no tenían forma de saber cuántas llamadas se perdían.
Si el comercial asignado no respondía, no había derivación automática. La llamada moría ahí.
Lead que llama fuera de horario = lead perdido.
Llamadas atendidas: 43%
Leads perdidos/semana: 22
Tiempo respuesta: ∞ (nunca)
Demos desde llamadas: 10/mes
Imagen: amateur total
Llamadas atendidas: 92%
Leads perdidos/semana: 7-8
Tiempo respuesta: 12 segundos
Demos desde llamadas: 24/mes
Imagen: 100% profesional
No necesitas más tecnología. Necesitas que la que tienes funcione como un sistema.
Todas. No solo "las que alguien cogió". Si alguien llama fuera de horario, el sistema lo registra.
Cuando llama un cliente, su ficha salta en pantalla antes de descolgar. Contexto inmediato.
Cada llamada grabada. Puedes revisar qué se dijo, cómo se atendió, qué falló.
Horario laboral: suena el teléfono. Fuera de horario: mensaje automático + callback.
Panel con llamadas recibidas, atendidas, perdidas, duración media. Datos reales.
HubSpot, Pipedrive, Gesfincas, Zoho... Para que cada llamada tenga contexto automático.
Cuando digo "Centralita Virtual" mucha gente piensa en un aparato enorme en la oficina con cables.
No.
Una Centralita Virtual es un sistema en la nube que organiza, prioriza y registra cada llamada. Sin hardware. Sin cables. Sin instalaciones complejas.
Es software que funciona desde el navegador, desde el móvil, desde donde necesites. Tu equipo puede estar en la oficina, en casa, o en las islas Mauricio haciendo KiteSurf. Da igual. El sistema funciona.
"Pulsa 1 para ventas, 2 para soporte". Simple, efectivo, configurable en minutos.
Ventas suena a todo el equipo a la vez. Soporte suena secuencial: primero al técnico 1, si no al 2.
En horario laboral funciona de una forma. Fuera de horario de otra. Configurable por departamento.
Si todos están ocupados, la llamada entra en cola. Con música, con opción de callback.
Todas las llamadas grabadas con aviso legal. Almacenadas, descargables, filtrables.
Puedes tener número de Madrid, Barcelona, Londres, México... sin estar físicamente ahí.
Tu equipo puede recibir/hacer llamadas desde el ordenador o el móvil.
Se conecta con HubSpot, Pipedrive, Holded, Zoho. Llamada entrante = ficha del cliente.
Porque los proveedores tradicionales no te lo explican así.
Te venden "líneas telefónicas" como si siguiéramos en 2005. Te cobran por cosas que no necesitas. Y si preguntas por automatización, te dicen "eso es muy complejo, necesitas una consultoría".
Mentira.
No es complejo. Es que les conviene que lo creas.
La configuración del sistema: 1 semana para una PYME de 5-10 personas. La misma semana para una empresa de 30-50 personas.
Si quieres integraciones con un CRM: 2 días adicionales como máximo.
No 6 meses. No consultorías interminables. 1 semana. 9 días con integración CRM.
Este post es el primero de una serie de 6 donde voy a desglosar cómo automatizar el teléfono de tu empresa paso a paso.
Sin tecnicismos. Sin consultorías carísimas. Sin proyectos de 6 meses. Solo lo que funciona en empresas reales.
Cómo automatizar el teléfono de tu empresa desde cero. Paso a paso. Con casos reales.
Desde entender qué está fallando ahora, hasta montar una Centralita Virtual completa, configurar números virtuales, IVR que funciona, grabaciones, integraciones con CRM...
"problema pequeño, solución pequeña"
Hasta llegar al gran amado y odiado por muchos: la IA de verdad (agentes de voz que cualifican leads, atienden 24/7 y escalan cuando es necesario).
Cada llamada que no contestas es un cliente que llama a tu competencia.
Cada llamada sin registro es información que desaparece.
Cada llamada sin métricas es una mejora que nunca harás.
Revisa tu setup actual. Monta un sistema.
Empieza a saber qué pasa realmente cuando suena el teléfono.