# INVENTARIO Y AUTORIDAD DE FUENTES

> Subir muchos archivos no crea una base de conocimiento: crea una colección de archivos. Esta plantilla da a cada fuente una función, una autoridad, una vigencia y un propietario antes de incorporarla a un Proyecto. No es una plantilla oficial de OpenAI.

## Inventario documental

Rellena una fila por documento antes de subir nada.

| Documento | Para qué se utilizará | Propietario | Vigencia | Autoridad | Sensibilidad | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [Vigente / Histórico / Puntual / Obsoleto] | [Canónica / Solo estilo / Evidencia / Ninguna] | [Pública / Interna / Confidencial] | [Subir / Subir como muestra / Solo en su chat / No subir] |
| [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] |
| [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] | [COMPLETAR] |

La columna más importante es **para qué se utilizará**. Un documento no es «útil» en abstracto.

## Función de cada fuente

Etiqueta cada fuente por su función:

- **Canónica:** contiene el dato que manda para un tema concreto.
- **Operativa:** explica un procedimiento vigente.
- **Evidencia:** demuestra qué ocurrió en un caso.
- **Referencia:** aporta contexto útil, pero no decide.
- **Estilo:** enseña voz, estructura o formato; no tiene autoridad factual.

## Portada de control (para pegar dentro de un documento)

```
ESTADO: [VIGENTE / BORRADOR / SUSTITUIDO / ARCHIVADO]
PROPIETARIO: [COMPLETAR]
APROBADO: [FECHA]
USO: [PARA QUÉ TIENE AUTORIDAD]
SUSTITUYE A: [VERSIÓN ANTERIOR O NINGUNA]
NO UTILIZAR PARA: [USOS EXCLUIDOS]
```

## Convención de nombres

```
[AREA]-[CONTENIDO]-[ESTADO]-[AAAA-MM-DD].[extensión]
```

Ejemplos:

```
VENTAS-Tarifas-VIGENTE-[AAAA-MM-DD].pdf
MARCA-Guia-de-voz-APROBADA-[AAAA-MM-DD].pdf
PRODUCTO-Referencia-tecnica-[AAAA-MM-DD].pdf
```

## Orden de autoridad por tipo de decisión

| Tipo de decisión | Fuente que manda | Qué hacer si falta o hay dos versiones |
|---|---|---|
| Precio o condición comercial | [FUENTE CANÓNICA] | [COMPLETAR] |
| Función técnica | [DOCUMENTACIÓN OFICIAL ACTUAL] | [COMPLETAR] |
| Procedimiento interno | [PROCEDIMIENTO APROBADO] | [COMPLETAR] |
| Voz de marca | [GUÍA Y MUESTRAS APROBADAS] | [COMPLETAR] |
| Hechos de un cliente | [DOCUMENTACIÓN DE ESE CLIENTE] | [COMPLETAR] |

La autoridad depende del estado y del responsable, no solo de la fecha: lo más reciente puede ser un borrador.

## Protección antes de compartir

- ¿Contiene datos personales? [SÍ / NO]
- ¿Incluye información de clientes? [SÍ / NO]
- ¿Muestra precios o acuerdos confidenciales? [SÍ / NO]
- ¿Todas las personas con acceso al Proyecto necesitan consultarla? [SÍ / NO]
- ¿Existe una versión anonimizada suficiente para el trabajo? [SÍ / NO]

Añade una fuente solo si el trabajo la necesita y las personas autorizadas deben poder acceder a ella.

## Protocolo cuando dos fuentes se contradicen

1. Identificar las dos afirmaciones incompatibles.
2. Nombrar los documentos y su estado.
3. Aplicar la fuente canónica si está definida para ese tema.
4. Si ninguna tiene autoridad explícita, no elegir en silencio.
5. Solicitar validación a la persona responsable.
6. Corregir o retirar la fuente que haya quedado obsoleta.

## Mantenimiento

- Propietario de la revisión: [COMPLETAR]
- Frecuencia de revisión (según riesgo de caducidad): [COMPLETAR]
- Regla para retirar o reemplazar la versión anterior: [COMPLETAR]

## Prueba del inventario

- Fecha, cuenta, espacio de trabajo y superficie: [COMPLETAR]
- Fuente canónica probada: [COMPLETAR]
- Fuente de estilo probada: [COMPLETAR]
- Fuente sustituida o excluida probada: [COMPLETAR]
- Mensaje completo y respuesta completa guardados en: [COMPLETAR]
- Resultado: [CUMPLE / NO CUMPLE / NO CONCLUYENTE]
- Cambio aplicado y resultado al repetir: [COMPLETAR]

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